POLITYKA PRYWATNOŚCI

POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej www.kd-kancelariapodatkowa.pl („Strona”) oraz osób kontaktujących się z Dominik Kmiecik Kancelaria Doradztwa Podatkowego („Kancelaria”), w szczególności za pomocą formularza kontaktowego („Formularz Kontaktowy”) i formularza rezerwacji terminu konsultacji („Formularz Zamówienia”) dostępnych na Stronie.

Kancelaria przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych i przetwarza dane osobowe zgodnie z o przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

Polityka prywatności zawiera informacje dotyczące sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym cel, okres i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych oraz informacje dotyczące przysługujących Państwu praw związanych z przetwarzaniem tych danych.

Polityka prywatności określa również zasady korzystania z plików cookies oraz narzędzi analitycznych dostępnych na Stronie.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Dominik Kmiecik Kancelaria Doradztwa Podatkowego, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej, Chorągwica 93, 32-020 Wieliczka, NIP: 9512649895, REGON: 544937240 („Administrator”).

Z Administratorem można skontaktować się:

1. pocztą elektroniczną pod adresem dkmiecik@kd-kancelariapodatkowa.pl;
2. telefonicznie pod numerem +48 602 182 987;
3. pocztą tradycyjną pod adresem Chorągwica 93, 32-020 Wieliczka.

3. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, NIP, adres, wybrany rodzaj i termin konsultacji, dane zawarte w treści przesłanej wiadomości, informacje o płatności - w zakresie przekazywanym Administratorowi przez operatora płatności, oraz inne informacje dobrowolnie przekazane przez użytkownika Strony w szczególności za pośrednictwem Formularza Kontaktowego, Formularza Zamówienia lub w związku z kontaktem z Administratorem, w tym dane zawarte w dokumentach przesłanych za pośrednictwem Formularza Zamówienia lub Formularza Kontaktowego.

W związku z korzystaniem ze Strony przetwarzane są również dane związane z aktywnością użytkowników, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce, adres odwiedzanej podstrony, źródło wejścia na stronę, identyfikatory plików cookies oraz informacje zapisane w logach serwera.

4. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

1. umożliwienia kontaktu z Administratorem, udzielenia odpowiedzi na zapytania osób kontaktujących się z Kancelarią, przesłane za pośrednictwem Formularza kontaktowego lub poczty elektronicznej, oraz prowadzenia dalszej korespondencji – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
2. przyjęcia i realizacji zamówienia na konsultację, w tym umożliwienia wyboru i zarezerwowania terminu konsultacji oraz przesłania potwierdzenia zarezerwowania terminu konsultacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. zawarcia i wykonania umowy dotyczącej konsultacji, w tym przeprowadzenia konsultacji – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
4. organizacji konsultacji online za pośrednictwem Microsoft Teams – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
5. obsługi płatności za konsultację i rozliczenia usługi – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
6. wystawienia i przechowywania faktur oraz wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych przepisów prawa – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
7. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
8. zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania funkcjonalności Strony – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
9. tworzenia statystyk dotyczących korzystania ze Strony za pomocą Google Analytics 4 – na podstawie zgody użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5. Kontakt i korespondencja

Dane osobowe przekazane za pośrednictwem Formularza Kontaktowego, Formularza Zamówienia lub poczty elektronicznej mogą być przetwarzane w celu obsługi kontaktu z Administratorem, udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość oraz prowadzenia dalszej korespondencji. W przypadku złożenia zamówienia dane są również przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy dotyczącej konsultacji.

Użytkownik powinien przekazać wyłącznie dane osobowe niezbędne do przedstawienia sprawy. Jeżeli nie jest to niezbędne, nie należy przesyłać dokumentów zawierających nadmiarowe dane osobowe ani danych szczególnej kategorii (np. danych dotyczących zdrowia).

6. Konsultacje

W związku z zawarciem i wykonaniem umowy dotyczącej konsultacji Administrator przetwarza dane niezbędne do obsługi zamówienia, organizacji i przeprowadzenia konsultacji, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, informacje dotyczące wybranego rodzaju i terminu konsultacji oraz informacje dotyczące tematu konsultacji.

Użytkownik może dobrowolnie przekazać dodatkowe informacje dotyczące sprawy oraz dokumenty związane z planowaną konsultacją. Użytkownik powinien przekazywać wyłącznie informacje i dokumenty niezbędne do przedstawienia sprawy.

Konsultacje odbywają się online za pośrednictwem Microsoft Teams. W związku z organizacją spotkania mogą być przetwarzane dane niezbędne do jego przeprowadzenia, takie jak adres e-mail, nazwa wyświetlana podczas spotkania oraz dane techniczne związane z połączeniem.

Konsultacje nie są nagrywane przez Administratora.

7. Przesyłanie dokumentów

Użytkownik może przesłać dokumenty potrzebne do przedstawienia sprawy lub przeprowadzenia konsultacji za pośrednictwem Formularza Zamówienia lub Formularza Kontaktowego.

Użytkownik powinien przesyłać wyłącznie dokumenty niezbędne do przedstawienia sprawy.

Jeżeli konsultacja nie dojdzie do skutku, dokumenty przesłane w związku z konsultacją są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie usuwane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami albo wynika z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Jeżeli konsultacja zostanie przeprowadzona, przesłane dokumenty będą przechowywane przez okres niezbędny do wykonania usługi, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

8. Płatności

Płatności za konsultacje są realizowane za pośrednictwem serwisu Przelewy24, którego operatorem jest PayPro S.A.

W celu realizacji płatności do PayPro S.A. mogą zostać przekazane dane niezbędne do obsługi transakcji, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, kwota płatności, numer rezerwacji lub zamówienia oraz informacje o statusie płatności.

Dane karty płatniczej oraz dane służące do logowania do bankowości elektronicznej są podawane bezpośrednio w systemie operatora płatności i nie są udostępniane Administratorowi.

PayPro S.A. przetwarza dane związane z realizacją płatności zgodnie z własną polityką prywatności. Po przejściu do serwisu Przelewy24 użytkownik powinien zapoznać się również z informacjami dotyczącymi prywatności udostępnionymi przez operatora płatności.

9. Hosting i poczta elektroniczna

Strona internetowa, własny moduł rezerwacji w Formularzu Zamówienia, przesłane formularze i dokumenty oraz poczta elektroniczna są obsługiwane przy wykorzystaniu usług SEOHOST Sp. z o.o.

SEOHOST Sp. z o.o. może przetwarzać dane na zlecenie Administratora w zakresie potrzebnym do świadczenia usług hostingowych, utrzymania serwera, obsługi poczty elektronicznej, tworzenia kopii zapasowych oraz zapewnienia bezpieczeństwa technicznego.

SEOHOST Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe zgodnie z własną polityką prywatności.

10.   Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane:

1. osobom wykonujące na rzecz Kancelarii czynności na podstawie umów o pracę lub umów cywilnoprawnych;
2. dostawcom usług IT, w tym usług umożliwiających spotkania online w ramach konsultacji,
3. dostawcom obsługi informatycznej i technicznej;
4. podmiotom świadczącym usługi hostingowe oraz poczty elektronicznej;
5. podmiotom świadczącym usługi księgowe na rzecz Kancelarii;
6. dostawcom usług płatniczych obsługujących płatności związane ze złożeniem zamówienia na konsultację,
7. dostawcom narzędzi analitycznych i statystycznych wykorzystywanych na Stronie,
8. organom administracji skarbowej i innym właściwym organom publicznym, w zakresie wymaganym przepisami prawa, w tym w związku z realizacją obowiązków dotyczących fakturowania;
9. innym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

11. Google Analytics

Strona korzysta z Google Analytics 4, usługi dostarczanej przez Google LLC.

Google Analytics służy Administratorowi do tworzenia statystyk dotyczących sposobu korzystania ze strony i poprawy jej działania.

Narzędzie może przetwarzać:

1. identyfikatory związane z plikami cookies lub urządzeniem;
2. informacje o urządzeniu, systemie i przeglądarce;
3. przybliżone informacje o lokalizacji;
4. źródło wejścia na stronę;
5. informacje o aktywności użytkownika na stronie,
6. informacje o interakcji ze stroną, w tym o odwiedzanych podstronach;
7. informacje o czasie i sposobie korzystania ze strony;
8. informacje o zdarzeniach wykonywanych podczas korzystania ze strony.

Google Analytics jest uruchamiany dopiero po wyrażeniu przez użytkownika zgody na statystyczne pliki cookies w panelu Cookiebot dostępnym na Stronie. Brak zgody nie ogranicza możliwości korzystania ze Strony.

Google Analytics jest wykorzystywane przez Administratora wyłącznie do celów analitycznych i statystycznych. Administrator nie przekazuje za pośrednictwem Google Analytics danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację użytkownika, takich jak imię, nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu.

Dane z Google Analytics nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających.

Do Google Analytics nie są przekazywane dane podawane w formularzach, dane kontaktowe ani dokumenty przesyłane przez użytkownika. Narzędzie nie jest wykorzystywane do remarketingu ani personalizacji reklam.

Dane użytkowników i zdarzeń są przechowywane przez okres 14 miesięcy.

12. Pliki cookies

Strona korzysta z plików cookies, czyli niewielkich plików przechowywanych na urządzeniu użytkownika. Pliki te zawierają m.in. informacje o stronie internetowej, z której pochodzą, czas istnienia plików oraz przypadkowo wygenerowany unikalny numer służący do identyfikacji przeglądarki.

Pliki cookies są wykorzystywane w celu poprawy funkcjonalności naszej Strony, w tym tworzenia statystyk pomagających zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze Strony, co pozwala na ulepszanie jej struktury i działania, a także w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania dostępnych na niej funkcjonalności.

Strona korzysta z dwóch rodzajów plików cookies:

1. Cookies niezbędne służą do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Strony, realizacji funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika oraz zapamiętania wyboru użytkownika dotyczącego cookies.
2. Cookies analityczne (statystyczne) służą do tworzenia statystyk w Google Analytics i są uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody użytkownika.

Obecnie Administrator nie wykorzystuje na stronie cookies ani podobnych technologii w celach marketingowych lub reklamowych.

Użytkownik może zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić cookies analityczne (statystyczne) lub zmienić swój wybór w panelu ustawień cookies (Cookiebot) dostępnym na Stronie.

Za pośrednictwem panelu Cookiebot użytkownik może w dowolnym momencie sprawdzić i zmienić swój wybór dotyczący plików cookies  lub wycofać wcześniej udzieloną zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Użytkownik może również zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej. Zablokowanie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie Strony.

Użytkownik może także samodzielnie usunąć wszystkie pliki Cookies lub wybrane przez siebie pliki. Szczegółowe informacje dotyczące zarządzania plikami Cookie, w tym ich usuwania, można znaleźć na stronach przeglądarek internetowych:

• Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl
• Opera: https://help.opera.com/pl/latest/web-preferences/
• Safari: https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac
• Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/pl/kb/usuwanie-ciasteczek
• Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/pl-pl/edge/manage-cookies-in-microsoft-edge-view-allow-block-delete-and-use

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie przekazuje samodzielnie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W związku z korzystaniem z Google Analytics i Microsoft Teams dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

W takim przypadku przekazanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów dopuszczonych przez RODO, w szczególności gdy  wobec danego państwa trzeciego, terytorium lub określonego sektora lub sektorów, gdzie znajduje się dany podmiot, została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenie zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych Osobowych lub ma miejsce stosowanie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.

14. Okres przetwarzania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w zakresie archiwizacji dokumentacji, lub do zakończenia okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń. 

W szczególności dane osobowe będą przetwarzane:

1. nie dłużej niż do czasu wykonania umowy, a po jej wykonaniu do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;
2. w przypadku gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą – do momentu jej wycofania;
3. dane techniczne i logi serwera będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 90 dni, chyba że dłuższe przechowywanie będzie konieczne do wyjaśnienia awarii, naruszenia bezpieczeństwa lub innego zdarzenia;
4. dane użytkowników i zdarzeń zebrane przez Google Analytics będą przechowywane przez 14 miesięcy.

15. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

1. dostępu do treści swoich danych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania danych;
5. przenoszenia danych;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
7. wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie.

Zakres praw przysługujących osobie, której dane dotyczą, zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych.

W szczególności prawo do usunięcia danych może podlegać ograniczeniom w zakresie, w którym ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa lub potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail dkmiecik@kd-kancelariapodatkowa.pl.

Ponadto, osoba, której dane dotyczą, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Administrator nie wykorzystuje danych osobowych do profilowania.

Dane z Google Analytics są wykorzystywane wyłącznie do tworzenia statystyk dotyczących korzystania ze Strony. Nie są wykorzystywane do automatycznej oceny klienta, zmiany ceny konsultacji, remarketingu ani personalizowania reklam.

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do charakteru przetwarzania oraz związanego z nim ryzyka. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty uprawnione, w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

18. Newsletter i marketing

Administrator nie prowadzi za pośrednictwem Strony newslettera i nie wykorzystuje danych podanych w Formularzu Zamówienia lub Formularzu Kontaktowym do wysyłania wiadomości marketingowych bez odrębnej podstawy prawnej.

19. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania Strony, wykorzystywanych narzędzi, zakresu świadczonych usług lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na Stronie internetowej.