Ulga badawczo-rozwojowa (B+R) – kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców

Ulga badawczo-rozwojowa – czym jest?

Ulga badawczo-rozwojowa (B+R) jest jedną z najważniejszych zachęt podatkowych wspierających działalność innowacyjną przedsiębiorstw. Jej celem jest zachęcenie firm do inwestowania w rozwój nowych produktów, technologii, procesów oraz usług poprzez umożliwienie dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania określonych kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową.

Największą zaletą ulgi B+R jest to, że przedsiębiorca może najpierw zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów, a następnie – po spełnieniu określonych warunków – odliczyć dodatkowo koszty kwalifikowane w zeznaniu podatkowym. W praktyce oznacza to znaczące obniżenie podatku dochodowego bez konieczności ubiegania się o dotacje czy finansowanie zewnętrzne. Z ulgi mogą korzystać zarówno podatnicy PIT jak i podatnicy CIT.

Nie ma znaczenia wielkość przedsiębiorstwa. Z ulgi korzystają zarówno startupy, jak i średnie przedsiębiorstwa czy duże międzynarodowe grupy kapitałowe. Najważniejsze jest faktyczne prowadzenie działalności B+R.

Czym jest działalność badawczo-rozwojowa?

Zgodnie z przepisami działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, prowadzona w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania tej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

W praktyce oznacza to, że działalność B+R nie jest zarezerwowana wyłącznie dla laboratoriów czy instytutów naukowych. Bardzo często prowadzą ją przedsiębiorcy, którzy:

• projektują nowe produkty,
• rozwijają oprogramowanie,
• opracowują nowe technologie produkcyjne,
• udoskonalają istniejące procesy,
• tworzą prototypy,
• prowadzą testy funkcjonalne nowych rozwiązań,
• opracowują nowe receptury lub materiały.

Istotne jest, aby wykonywane prace miały charakter twórczy, były prowadzone według określonego planu oraz zmierzały do rozwiązania konkretnego problemu technologicznego lub organizacyjnego.

Choć wiele osób kojarzy ulgę B+R przede wszystkim z branżą IT, w rzeczywistości mogą z niej skorzystać przedsiębiorcy z każdej branży, w tym branży elektronicznej, automatyki przemysłowej, budowlanej, chemicznej, farmaceutycznej, biotechnologicznej, wojskowej.

Coraz częściej ulgę rozliczają również biura projektowe, firmy inżynieryjne oraz przedsiębiorstwa opracowujące własne rozwiązania technologiczne.

Jakie koszty można odliczyć?

Kluczowym i nieodłącznym elementem ulgi badawczo-rozwojowej są koszty kwalifikowane. Koszty kwalifikowane, mówiąc prościej, to określone wydatki na działalność twórczą, które ustawodawca pozwala odliczyć dodatkowo w ramach ulgi. Katalog kosztów kwalifikowanych obejmuje:

1.      Wynagrodzenia pracowników
Największą grupę kosztów stanowią wynagrodzenia pracowników realizujących projekty B+R wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne finansowanymi przez pracodawcę. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak również – pod określonymi warunkami – osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

2.      Materiały i surowce
Odliczeniu podlegają również materiały oraz surowce bezpośrednio wykorzystywane podczas prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej. Przykładowo mogą to być: komponenty do budowy prototypów, materiały laboratoryjne, próbki materiałów, elementy elektroniczne.

3.      Specjalistyczny sprzęt
Przedsiębiorca może odliczyć wydatki na zakup specjalistycznego sprzętu, który nie stanowi środka trwałego, a jest wykorzystywany bezpośrednio w działalności B+R. Przykładowo jako specjalistyczny sprzęt może być uznany laptop wykorzystywany przez programistę, który ze względu na swoją wartość (poniżej 10 000 zł) nie stanowi środka trwałego.

4.      Ekspertyzy i usługi doradcze
Kosztami kwalifikowanymi mogą być również ekspertyzy, opinie oraz usługi doradcze świadczone przez uprawnione podmioty, jeżeli pozostają w bezpośrednim związku z prowadzonymi pracami badawczo-rozwojowymi.

5.      Aparatura naukowo-badawcza
W określonych przypadkach możliwe jest również rozliczenie kosztów odpłatnego korzystania z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej podczas realizacji projektów B+R.

Ile można odliczyć?

Od 2022 roku odliczenie w ramach ulgi badawczo-rozwojowej znacząco wzrosło. W ramach ulgi B+R można odliczyć:

• Aż 200 % kosztów kwalifikowanych wynagrodzeń pracowników wykonujących działalność twórczą,
• Aż 100 % pozostałych kosztów kwalifikowanych.

Dla przykładu:
Jeśli Spółka w danym roku podatkowym przeznaczy 500 000 zł na wynagrodzenia pracowników badawczo-rozwojowych oraz 1 000 000 zł na materiały i surowce wykorzystywane do działalności B+R to pozwoli to na:

• pomniejszenie wysokości podatku o 285 000 zł (poprzez koszty uzyskania przychodów),
• pomniejszenie wysokości podatku o 380 000 zł (w ramach ulgi badawczo-rozwojowej), gdzie koszty kwalifikowane wyniosą odpowiednio:
  • 1 000 000 zł kosztów wynagrodzeń pracowników (200%),
  • 1 000 000 zł kosztów materiałów (100%).

Jak dokumentować działalność B+R?

Kolejnym ważnym aspektem jest odpowiednia dokumentacja działalności badawczo-rozwojowej. Dokumentację można podzielić na podatkową i techniczną.

Dokumentacja podatkowa odnosi się do ewidencji wydatków podlegających odliczeniu w ramach ulgi badawczo-rozwojowej. Zgodnie z przepisami, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji, w której wyodrębnią koszty poniesione na działalność B+R. Ustawodawca nie zastrzega tutaj, że musi to być dokumentacja rachunkowa (wydzielenie odpowiednich kont księgowych), może to być prowadzone w formie dokumentacji pomocniczej – np. w formie Excela.

Dokumentacja techniczna to z kolei dokumentacja, która opisuje i potwierdza prowadzenie działalności twórczej (prac rozwojowych lub badań naukowych). Dokumentacja taka powinna szczegółowo opisywać projekt zakwalifikowany do ulgi B+R, w szczególności: cel i opis projektu, harmonogram prac – w tym datę rozpoczęcia i zakończenia projektu, opisanie ryzyk technologicznych bądź problemów badawczych jakie napotkano podczas projektu, wyszczególnienie elementów o charakterze twórczym.

W ramach dokumentacji technicznej, oprócz samej karty projektowej warto również zgromadzić wszelkie dodatkowe dokumenty związane z projektem (umowy, raporty, wyniki badań) które są nieodłącznie związane z projektem – pozwoli to sprawniej i efektywniej przejść przez weryfikację ulgi ze strony urzędu skarbowego.

Co zrobić, gdy firma osiągnęła stratę?

Jeżeli przedsiębiorca nie może wykorzystać pełnego odliczenia z uwagi na stratę lub zbyt niski dochód, może rozliczyć niewykorzystaną część w kolejnych latach podatkowych. W określonych przypadkach może również skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników, która pozwala szybciej odzyskać korzyść podatkową poprzez pomniejszanie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w działalność B+R.